Gibt es das „richtige“ Kassensystem für Friseure?
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Wie bei allen Produkten kommt es auch beim Kassensystem für den Friseursalon darauf an, was für den Anwender wichtig ist und was nicht. Anbieter von Friseurkassen gibt es en Masse! Der Friseur muss für sich herausfinden, welches Kassensystem zu seinem Salon passt. Wir haben für euch die wichtigsten Komponenten in Sachen Funktionen und Bedienung zusammengestellt. Außerdem haben wir den erfolgreichen Salonunternehmer, Referent und Unternehmensberater Heiko Schneider gefragt, worauf der Friseur bei der Kaufentscheidung für eine neue Kasse achten sollte und welchen Herausforderungen er sich derzeit bei diesem Thema stellen muss.
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Keine Welt dreht sich so schnell wie die digitale! Auch die des Friseurs! Denkt er heute noch, er ist mit seiner Kasse und dem jeweiligen System up to date, kommt schon morgen eine signifikante Änderung! So zu Beginn des Jahres, als ein neues Kassengesetz zum Schutz vor Manipulationen in Kraft trat mit der umstrittenen Bonausgabepflicht.
Außerdem können bekanntlich seit 2018 Mitarbeiter des Finanzamts jederzeit eine unangekündigte Kassennachschau einfordern, was vor allem denjenigen zu schaffen macht, die ihre Friseurkassen nicht im Griff haben. Permanent ändert sich was…
Wie sollen Salonunternehmer da noch durchblicken? Wir haben die wichtigsten Kriterien für euch zusammengestellt, damit ihr die Anschaffung einer neuen Kassensoftware für den Salon sinnvoll planen könnt.
Welche Betriebsart möchte ich?
Um sich vorsichtig an diese komplexe Thematik heranzutasten, muss der potenzielle User erstmal lernen, dass es bei der Kassensoftware unterschiedliche Betriebsarten gibt. Bei der Variante „on Premise Software“ handelt es sich um Computerprogramme, die auf der Hardware des Saloninhabers arbeiten. Der Vorteil ist, die Daten liegen direkt im Unternehmen; der Nachteil, man muss sich selbst um die Hardware kümmern.
Bei der zweiten Variante – „SaaS“ (Software as a Service) – handelt sich um einen Teilbereich des Cloud-Computings. Der Friseur nutzt das Programm als Dienstleistung eines externen IT-Anbieters. Eine funktionierende, stabile Internetleitung im Friseursalon ist dabei unabdingbar, da das Kassensystem permanent automatisch die Daten in der Cloud speichert.
Checkliste für das individuell geeignete Kassensystem
Jetzt heißt es, einen geeigneten Anbieter für (Friseur-)Kassensoftware zu finden. Hilfreich wäre dabei, wenn ihr euch vorab schon mal Gedanken macht, welche Funktionen und welche Bedienung ihr euch von eurer Kasse wünscht bzw. welche Komponenten sie beinhalten sollte:
- Sollen meine Kunden ihre Terminbuchung online vornehmen können? Wenn ja, mit oder ohne eigener App?
- Möchte ich meine Kunden digital und automatisiert an die Einhaltung ihrer Termine erinnern?
- Will ich das Kassensystem auch zur Neukundengewinnung nutzen und gleichzeitig meine Stammkunden an mich binden?
- Benötige ich einen Zugang zu den Social Media Kanälen?
- Welche Zahlungsmöglichkeiten (Bar und mit Karte, Zahlungen per Handy) möchte ich meinen Kunden bieten?
- Wie sollen die Berichte zur Umsatz-Auswertung ausgegeben werden?
- Existiert eine Datev-Schnittstelle für den Steuerberater?
- Benötige ich eine digitale Verwaltung meiner Mitarbeiter?
- Möchte ich eine Kundendatenbank anlegen mit der Möglichkeit, Fotos zu speichern?
- Kann ich mit dem Kassensystem Bons auch per Mail versenden?
Bevor ihr euch dann für einen entsprechenden Anbieter entscheidet, solltet ihr diesem folgende Fragen stellen, um anschließend keine bösen Überraschungen zu erleben:
- Wie lange sind die Hotline-Zeiten?
- Ist die Software GoBD* zertifiziert und TSE* vorbereitet?
- Ist eine Demoversion mit kostenloser Testphase vorhanden?
- Erfolgt die Datensicherung in einer Cloud oder stationär?
* Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff * Technische Sicherheitseinrichtung
Fragen an Heiko Schneider
Wir haben Heiko Schneider, erfolgreicher Salonunternehmer, IT-Experte, Coach und Unternehmensberater in der Friseurbranche, gefragt, was den Friseuren beim Thema Kassensysteme derzeit am meisten unter den Nägeln brennt.
Herr Schneider, was sind derzeit die größten Herausforderungen in Sachen Kassensystem im Friseursalon? Heiko Schneider: Neben der aktualisierten Kassensicherungsverordnung, die bereits am 1.1.2020 in Kraft getreten ist und eher technische Neuerungen betrifft, um die Kassensysteme noch manipulationssicherer zu machen, liegt Friseuren vor allem die unangekündigte Kassennachschau durch das Finanzamt im Magen. Viele Friseure müssen ihre Abläufe im Bereich Kassenabschluss und Bankeinzahlung hinterfragen und neu organisieren.
Was ist unter einer unangekündigten Kassennachschau zu verstehen? Heiko Schneider: Bedeutet, dass jederzeit Mitarbeiter vom Finanzamt in den Salon kommen können und unmittelbar eine Kassennachschau durchführen dürfen. Diese erfolgt mittels eines Kassensturzes und es wird geprüft, ob der tatsächliche Bargeldbestand mit dem des Kassen-PCs oder des Kassenbuchs übereinstimmt, also sozusagen ein Abgleich zwischen Soll- und Ist-Bestand. Gibt es eine Differenz, wird es problematisch…
Gibt es das RICHTIGE Kassensystem für Friseure? Heiko Schneider: Es gibt nur das passende Kassensystem für den Salon. Es sollte, was Bedienung und Funktionen betrifft, so einfach und effektiv wie möglich sein und den Anforderungen des Salons entsprechen, ohne den Friseur zu überfordern. Es gibt einige Funktionen, die ich persönlich für unverzichtbar halte und die auch einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf den Umsatz haben wie z. B. die automatisierte Online-Terminerinnerung, die den „No-show“-Effekt drastisch minimiert. Weitere Funktionen sind z. B. „Warteliste“, „Bon per Mail“ oder ein e-Mail-Marketing für Stammkundenbindung.
Was müsste man denn einkalkulieren, wenn man sein Kassensystem bedarfsgerecht mit den neuesten Standards auf Vordermann bringen will? Heiko Schneider: Je nach Salon-Größe und Anbieter zwischen 39 Euro und 129 Euro im Monat sind die aktuellen Marktpreise. Der Preis bezieht sich oft auf Anzahl der Mitarbeiter und natürlich Funktionsumfang der Software.
Was halten Sie von dem derzeit viel diskutiertem bargeldlosen Zahlungssystem oder Apple pay? Ich kann es gut nachvollziehen, dass Friseure die Bargeldverwaltung Zeit, Nerven und Geld kostet. Kundenfreundlicher ist allerdings nach wie vor das Angebot mehrerer Zahlungssysteme. Kreditkartenzahlung und Apple Pay sind derzeit definitiv noch eine Prestigefrage, was sich aber vermutlich im Laufe der Zeit ändern wird.
Die Menschen sind ja schon jetzt daran gewöhnt, selbst bei Aldi, Lidl und Co mit allen möglichen Zahlungsmitteln einkaufen zu können. Der Friseur muss sich leider zukünftig um mehr kümmern als nur um die Haare. Wir versichern, ihm dies so einfach wie möglich zu machen.
Hier gibt es mehr Infos zu Heiko Schneider
Eine permanent aktualisierte Anbieterübersicht in Sachen Friseursalon-Kassensysteme findet ihr hier.
Heiko Schneider ©Maik Lagodzki