Neuer Ratgeber: Kassenführung in Friseurbetrieben

Achilles beschreibt in dem Buch „Kassenführung in Friseurbetrieben“ en Detail und auf Basis brandaktueller Anweisungen des Bundesfinanzministeriums unter anderem die möglichen Arten der Kassenführung. Er gibt Auskunft über steuerliche Ordnungsvorschriften sowie über Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Vorlagepflichten bei offenen Ladenkassen und elektronischen Aufzeichnungssystemen. Ferner beleuchtet Achilles den optimalen Tagesabschluss des Friseurs. Dabei wird insbesondere dargestellt, wie der Friseurunternehmer seine Tageseinnahmen ordnungsgemäß dokumentiert und wie er Trinkgelder und das Thema Privatentnahmen und Privateinlagen handhaben muss. In weiteren Kapiteln geht es u. a. um die Kassenführung bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG, die Rechtsfolgen einer fehlerhaften Kassenführung und die seit 1.1.2018 gesetzlich in Kraft getretene Kassen-Nachschau (§ 146b AO). Im FMFM-Interview verrät der Autor, was ihn zu diesem Buch inspiriert und motiviert hat.

„Ich hätte ja…..wenn ich gewusst hätte!“

FMFM: Herr Achilles, warum liegen Ihnen die Friseure am Herzen? Gerd Achilles: In Betriebsprüfungen geraten die Friseure regelmäßig in Schätzungen der Finanzverwaltung, weil schon Grundprinzipien der Kassenführung nicht beachtet wurden. Nicht nur, dass die formellen Anforderungen der Finanzverwaltung recht hoch gesteckt sind. Auch materiell kann der Friseur die Vollständigkeit seiner Betriebseinnahmen nur selten belegen, z.B. weil der Wareneinsatz nicht sauber in Kabinett- und Handelsware getrennt wurde, weil ordnungsgemäße Inventuren fehlen oder freiwillige, im Rahmen einer Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau hilfreiche Aufzeichnungen nie geführt worden sind (z.B. Aufzeichnungen über Nachbehandlungen, Wareneinsatz für die Behandlung von Arbeitskolleginnen und –kollegen, Warenverderb, etc.). Das gilt es zu ändern, um den ehrlichen Unternehmer vor nachteiligen Rechtsfolgen zu bewahren.  

Bevor wir auf Ihren neuen Ratgeber „Kassenführung in Friseurbetrieben“ eingehen – was gibt es derzeit Neues zu diesem Thema vom Bundesfinanzministerium, was den Friseurunternehmer direkt betrifft?  Im Mai und Juni ist der Anwendungserlass zur Abgabenordnung geändert worden. Damit hat das Bundesfinanzministerium u.a. die Regeln zur Kassen-Nachschau und zu den Einzelaufzeichnungspflichten konkretisiert. Hier geht es u.a. um die Aufzeichnung von Kundennamen oder auch um die Frage, wie exakt eine Dienstleistung oder ein Warenverkauf aufgezeichnet werden muss. Der Friseur setzt sich einem hohen Schätzungsrisiko aus, wenn er sich damit nicht ausreichend beschäftigt.  

Was kann dem Friseur passieren, wenn er die bestehenden Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung missachtet? Sieht der Friseur das Thema „Kassenführung“ eher als beschwerliche Nebenpflicht an, führt eine Betriebsprüfung häufig zu empfindlichen und teils existenzbedrohenden Steuernachzahlungen, z.B. aufgrund von Verstößen gegen die Einzelaufzeichnungspflichten oder der Nichtvorlage von Unterlagen, die sich bei einem Dritten befinden (z. B. Programmierprotokolle des Kassendienstleisters). Zahlreiche Schätzungen beruhen aber leider auch auf unzureichenden Kenntnissen über geltendes Recht. Immer wieder hört man den Ausspruch: „ich hätte ja … wenn ich es gewusst hätte…“. Dann ist der Ärger mit der Finanzverwaltung vorprogrammiert. Schon einzelne formelle Mängel in der Kassenführung können der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen. Zwar lassen solche Mängel nicht zwingend den Schluss auf nicht versteuerte Einnahmen zu, geben aber oft Anlass, die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen anzuzweifeln. Stellt die Finanzverwaltung wesentliche formelle oder materielle Mängel in der Kassenführung fest, ist das Vertrauen in die Buchführung erschüttert. Dann können die in den Steuererklärungen ausgewiesenen Umsätze und Gewinne der Besteuerung nicht zu Grunde gelegt werden, sodass es zur Schätzung kommt (§ 162 AO). Neben den steuerlichen Auswirkungen durch Umsatz- und Gewinnschätzungen werden nicht selten Steuerstraf- oder Ordnungswidrigkeitsverfahren eingeleitet, in dessen Folge sich weitere Belastungen für den Unternehmer ergeben können (z.B. Geldauflagen nach § 153 a StPO oder Bußgelder nach § 26 a, b UStG), die bei ausreichender Kenntnis der Materie vermeidbar gewesen wären.  

Wie verhält es sich mit der sogenannten Kassen-Nachschau, die seit 1.1.2018 so manchem Friseur schlaflose Nächte bereitet? Mit dem neuen Instrument der Kassen-Nachschau (§ 146 b AO) dürfen Amtsträger der Finanzbehörden seit dem 01.01.2018 unangekündigt die Geschäftsräume betreten und sofort Einblick in die Bücher und Aufzeichnungen einschließlich der Kassendaten nehmen. Damit wird die ordnungsmäßig geführte Kasse noch mehr als bisher zu einer der zentralen Herausforderungen des Friseurs. Man darf auch nicht vergessen, dass die Prüfer berechtigt sind, zur Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau verdeckte Beobachtungen und Testkäufe durchzuführen, ohne sich ausweisen zu müssen. Der Friseur muss sich jetzt mit seinen Rechten und Pflichten beschäftigen, aber auch seine Mitarbeiter auf eine Kassen-Nachschau vorbereiten. Ansonsten drohen unliebsame Überraschungen.  

Was empfehlen Sie Friseuren, um nicht in Panik zu geraten? Die wachsenden Anforderungen an die formelle Ordnungsmäßigkeit erscheinen vielen Friseuren kaum noch erfüllbar – umso mehr müssen sie dafür Sorge tragen, dass sie die materielle Richtigkeit ihrer Umsätze und Gewinne belegen können. Detaillierte Einzelaufzeichnungen, exakte Artikelbezeichnungen und eine zielgerichtete EDV-Unterstützung können einen großen Teil dazu beitragen. Nur wer sich mit der Materie beschäftigt, kann die Vorgaben im Betrieb umsetzen. So lässt sich der nächsten Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau gelassen entgegen sehen.  

Neben Ihrem neuen Buch „Kassenführung in Friseurbetrieben“ bieten Sie auch ein Seminar zu dem Thema an. Was beinhaltet das Seminar und wo findet es statt? Das Seminar findet am 19.11.2018 in Duisburg statt. In über drei Stunden bietet es alles, was der Friseur wissen muss, um seine Kassenaufzeichnungen prüfungssicher zu führen. Angefangen von Papieraufzeichnungen über elektronische Kassensysteme bis hin zu freiwilligen Aufzeichnungen. Besonderes Augenmerk liegt auf der Vorbereitung auf eine unangemeldete Kassen-Nachschau.  

Das komplette Programm sowie das Anmeldeformular stehen hier zum Download. Das Buch „Kassenführung in Friseurbetrieben“ könnt ihr hier vorab bestellen: www.kassenführung.com

Über den Autor

Dipl.-Finanzwirt (FH) Gerd Achilles Betriebsprüfer (Land NRW) Fachbuchautor und Autor verschiedener Publikationen zur Kassenführung Referent für Kassenführung Mitglied des Dozententeams für Risikomanagement bei Bargeschäften an der Bundesfinanzakademie